KVKK Aydınlatma Metni
Bu metin, Vono Studio'nun müşterileri, potansiyel müşterileri, web sitesi ziyaretçileri ve iş ortaklarına ait kişisel verileri nasıl işlediğini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca açıklar. Çalışanlarımız ve iş başvurusu yapan adaylar için ayrı bir aydınlatma metni sunulur.
1. Veri Sorumlusu Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki şirket tarafından işlenir: Ticaret unvanı: Vono Mimarlık Tasarım İnşaat Taahhüt İmalat E-Ticaret İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketi ("Vono Studio" veya "Şirket") Adres: Poligon Mah. Sevim Sk. Bizim Ev Apt. No: 13 İç Kapı No: 1, 34460 Sarıyer / İstanbul Vergi dairesi / no: Sarıyer V.D. / 9251272419 MERSİS no: 0925127241900001 Ticaret sicil no: 1065948 E-posta: [email protected] Telefon: +90 555 035 66 55 Web: www.vonostudio.com
2. İşlenen Kişisel Veriler Vono Studio yalnızca hizmetin gerektirdiği verileri işler. Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik vb.) talep etmez. • Müşteriler: Kimlik (ad soyad, T.C. kimlik / vergi no), iletişim (telefon, e-posta, adres), proje bilgileri (mülk adresi, tapu/imar bilgisi, ölçüler, ihtiyaç programı, fotoğraflar), satış ve finans (teklif, sözleşme, fatura, ödeme ve banka bilgileri), müşteri işlem kayıtları (yazışmalar, toplantı notları, anket yanıtları) • Potansiyel müşteriler: Ad soyad, iletişim bilgileri, ilettiğiniz talep ve proje bilgileri • Web sitesi ziyaretçileri: İletişim formuna girdiğiniz bilgiler; IP adresi, tarayıcı bilgisi, ziyaret edilen sayfalar ve yönlendiren site gibi işlem güvenliği ve kullanım verileri • Tedarikçi ve taşeron yetkilileri / çalışanları: Kimlik, iletişim, mesleki bilgiler, sözleşme ve ödeme bilgileri, şantiyede iş sağlığı ve güvenliği kapsamında gereken bilgiler • Ofis ve şantiye ziyaretçileri: Ad soyad, iletişim bilgisi, giriş-çıkış kayıtları
3. İşleme Amaçları Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenir: • Taleplerinizin alınması, değerlendirilmesi ve size dönüş yapılması • Teklif hazırlanması, sözleşmenin kurulması ve ifası • Mimari, iç mimari ve kentsel tasarım hizmetlerinin, uygulama ve inşaat işlerinin yürütülmesi • Ruhsat, imar ve benzeri resmi süreçlerin yürütülmesi • Faturalandırma, tahsilat, ödeme, muhasebe ve vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi • Tedarikçi ve taşeron ilişkilerinin, satın alma süreçlerinin yürütülmesi • Şantiyede iş sağlığı ve güvenliği tedbirlerinin uygulanması • Müşteri memnuniyetinin ölçülmesi ve hizmet kalitesinin geliştirilmesi • Web sitesinin işletilmesi, güvenliğinin sağlanması ve ziyaret istatistiklerinin oluşturulması • Hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması ve yetkili kurumların taleplerinin karşılanması • Açık rızanız olması hâlinde tamamlanan projelerin portfolyoda ve sosyal medyada tanıtılması ile tanıtım iletişimi gönderilmesi
4. Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepler Veriler; web sitesi iletişim formu, e-posta, telefon, WhatsApp, yüz yüze görüşmeler, sözleşme ve teklif belgeleri, şantiye ve proje dokümanları ile sitenin otomatik kayıt araçları kullanılarak, kısmen veya tamamen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yollarla toplanır. Veriler, KVKK'nın 5. maddesindeki şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir: • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c): teklif, sözleşme, proje ve uygulama süreçleri • Kanunlarda açıkça öngörülmesi ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-a, ç): Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, İmar Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülükler • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e) • Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (m.5/2-f): talep yönetimi, hizmet kalitesi, site güvenliği ve istatistikleri • Açık rıza (m.5/1): portfolyo ve sosyal medyada projenin tanıtılması, ticari elektronik ileti gönderimi ve zorunlu olmayan çerezler. Açık rızanızı dilerseniz her zaman geri alabilirsiniz.
5. Kişisel Verilerin Aktarılması Verileriniz yalnızca yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun şekilde aşağıdaki alıcılara aktarılabilir: • Mali müşavir, bankalar ve e-fatura entegratörü: muhasebe, ödeme, tahsilat ve faturalandırma • Proje paydaşları (mühendislik ofisleri, danışmanlar, taşeron ve tedarikçiler): projenin tasarlanması ve uygulanması • Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (belediyeler, vergi daireleri, SGK vb.): ruhsat, imar ve yasal bildirim yükümlülükleri • Avukatlar ve yargı mercileri: hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması • Bilişim hizmet sağlayıcıları (e-posta, bulut depolama, web barındırma): hizmetlerin elektronik ortamda yürütülmesi ve verilerin güvenle saklanması Yurt dışına aktarım: Şirketimizin kullandığı e-posta ve bulut hizmetlerinin (Google Workspace) sunucuları yurt dışında bulunabilir. Bu aktarımlar, 7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK m.9 uyarınca Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmeler gibi uygun güvenceler sağlanarak yapılır.
6. Saklama Süresi ve Güvenlik Verileriniz, işleme amacının gerektirdiği ve ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır. Ticari defter ve belgeler için bu süre genellikle 10 yıldır. Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Vono Studio, verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek için KVKK m.12 uyarınca gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. Bu tedbirler arasında yetki sınırlandırması, erişim kayıtları, şifreli bağlantı ve çalışanların gizlilik yükümlülükleri yer alır.
7. Haklarınız ve Başvuru Yolu KVKK'nın 11. maddesi uyarınca Şirketimize başvurarak: 1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir, 2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep edebilir, 3. İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilir, 4. Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilebilir, 5. Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteyebilir, 6. KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteyebilir, 7. 5. ve 6. maddelerdeki işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilir, 8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz edebilir, 9. Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.
Başvuru nasıl yapılır? Başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak aşağıdaki yollarla iletebilirsiniz: • Islak imzalı dilekçeyle yukarıdaki adresimize bizzat ya da noter aracılığıyla, • Daha önce Şirketimize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine, • Güvenli elektronik imza veya mobil imzayla [email protected] adresine. Başvurunuzda ad soyadınız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adresiniz, varsa e-posta ve telefonunuz ile talep konunuz yer almalıdır. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'un belirlediği tarifedeki ücret alınabilir.